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Archive for septembre, 2020

Yooz : notre avis complet sur cet outil de dématérialisation des factures

lundi, septembre 28th, 2020

Yooz : notre avis complet sur cet outil de dématérialisation des facturesVous cherchez une solution pour numériser vos factures et gagner du temps ? Vous souhaitez réduire ce coût de traitement ? Notre équipe a testé Yooz, le spécialiste de l’automatisation des processus « Purchase-to-pay ». Que vaut vraiment cet outil 100% en ligne ? Combien coûte Yooz et quels sont ses avantages pour votre entreprise ? Nous faisons un point complet dans cet article !

 

Qu’est-ce que la solution Yooz ?

 

Fondé en 2013 et utilisé par plus de 200 000 personnes en France, Yooz est un outil de dématérialisation des achats et factures fournisseurs. Autrement dit, il vous permet de numériser vos documents et d’automatiser leur traitement jusqu’à leur imputation comptable.

L’interface sert plus précisément à :

  • Dématérialiser votre processus d’achat: vous créez et validez les demandes d’achats, commandes et réception depuis votre tableau de bord en ligne.
  • Automatiser le traitement de vos factures fournisseurs: l’outil, doté d’une intelligence artificielle, permet d’enregistrer automatiquement vos factures grâce à la reconnaissance des données (technologie ITESOFT). Vous pouvez gérer le circuit de validation et de règlement des factures, puis exporter ces données dans votre logiciel comptable (ou ERP).
  • Éditer et classer vos documents : vous pouvez traiter tout type de documents (factures, commandes, livraisons, fichiers juridiques ou techniques) puis les archiver dans des classeurs électroniques dynamiques. L’accès aux dossiers est simplifié pour vos équipes. La recherche de ces documents est facilitée par la recherche full text (comme une recherche Google.)

Bon à savoir Yooz est une solution hébergée full web, accessible uniquement depuis votre navigateur internet. L’avantage ? Vous pouvez utiliser cet outil à tout moment, même depuis votre smartphone, dès lors que vous disposez d’une connexion Internet.

Zoom sur la YoozBox

 

Directement connecté à Yooz via le réseau Internet, ce scanner vous permet de numériser vos factures et de les envoyer sur l’application en toute simplicité. Grâce à sa technologie « plug & play », la YoozBox fonctionne de manière autonome.

Vous n’avez pas besoin d’un ordinateur pour numériser vos documents et aucun paramétrage du scanner n’est nécessaire : il vous suffit d’appuyer sur « Envoi » pour transmettre vos factures sur la plateforme Yooz. Une fois sur le portail, elles sont prêtes pour le traitement.

La YoozBox vous offre de nombreux avantages :

  • Gain de temps et d’argent: scannez vos factures fournisseurs au fil de l’eau pour un traitement en temps réel par Yooz.
  • Sécurisation des documents: plus de perte de factures, elles sont directement numérisées.
  • Simplification de gestion pour les multisociétés: chaque service, filiale ou site de votre entreprise est entièrement autonome et peut envoyer les documents sur Yooz.

À qui s’adresse cet outil de dématérialisation des achats et factures ?

 

Yooz est destiné aux entreprises qui souhaitent numériser leurs factures et gagner du temps sur le traitement de ces documents. Il concerne plus particulièrement les directeurs administratifs et financiers et tous les services comptables des entreprises à la recherche d’une meilleure performance de leurs services.

Le service étant en 100% en ligne, il est très simple d’utilisation. Aucun coût informatique n’est demandé au préalable pour bénéficier de Yooz (ni matériel spécifique, ni logiciel).

Dans tous les cas, vous bénéficierez d’un accompagnement sur mesure et personnalisé, grâce à notre équipe.

Si besoin, Exalto met également de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à prendre en main son interface :

  • Une démo en ligne personnalisée: vous choisissez le jour et l’heure.
  • Des formations à distance
  • Assistance locale sur le service Yooz

Quels sont les avantages de Yooz ?

 

Yooz est une solution de numérisation des factures parfaitement adaptée aux entreprises, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité. Voici ses principaux avantages :

  • Productivitéaugmentée : avec cet outil, vous automatisez 80% du processus achat, le délai de traitement des factures est divisé par 2 à 5.
  • Facilité d’utilisation: en quelques clics, vous numérisez, traitez et validez vos documents comptables. Grâce à l’application et sa version smartphone, vous pouvez le faire à tout moment, peu importe où vous vous trouvez.
  • Pas de coûts préalables: vous n’avez pas de logiciel à installer ou de matériel supplémentaire à acheter. C’est l’avantage majeur d’une solution cloud.
  • Sécurisation des documents: Yooz vous permet de détecter les fraudes, de protéger vos données et de garantir leur conformité.
  • Connexion avec les outils comptables: pour faciliter le transfert de vos documents, Yooz est compatible avec plus de 200 logiciels comptables.

 

L’avis de notre équipe sur Yooz

 

« Nos clients sont souvent débordés. Ils perdent du temps à rechercher leurs factures et à les saisir. Souvent, les règlements ne sont pas émis dans les temps. Pendant le confinement, les clients Yooz n’ont pas perdu de temps sur la mise à jour de leur comptabilité. Les fournisseurs ont pu continuer à envoyer leurs factures et 90% des factures avaient déjà été traitées à leur retour au bureau. Yooz est une solution agile et qui permet un gain de temps considérable ! Cette solution facilite le télétravail. » Jean-Christophe Feuillet, gérant Exalto.

 

Vous avez envie de tester Yooz ?

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Comment obtenir une paie juste ?

lundi, septembre 28th, 2020

Comment obtenir une paie juste ?

Les erreurs sur les fiches de paie de vos collaborateurs sont devenues votre bête noire. En effet, le calcul des salaires est un véritable casse-tête et ce n’est pas toujours facile pour votre service de comptabilité de s’y retrouver. Quels sont les risques pour l’entreprise ? Quelles solutions peuvent être mises en place pour limiter ces erreurs ? Dans cet article, nous vous indiquons comment les nouvelles générations de logiciel répondent à ce besoin et vous permettent d’obtenir des paies justes et bien plus encore.

 

 

1 salarié sur 3 concerné par les erreurs sur son bulletin de paie

 

Selon un sondage IFOP[1], au moins 1 salarié sur 3 a déjà constaté une ou plusieurs erreurs sur son bulletin de salaire. Toujours selon le même sondage, ceux qui font les frais de cette mauvaise gestion de la paie sont les ouvriers (44%) et les salariés du commerce et des transports (42%).

 

Nous avons pu constater à travers les expériences de nos clients que les bulletins de salaire dans les secteurs du BTP ou dans l’HCR (Hôtel, Café, Restaurant) sont ceux qui concentrent le plus d’erreurs.

Cette étude montre également que la vérification de la fiche de paie est une habitude chez une grande majorité des Français. En effet, 85 % des personnes interrogées vérifient chaque mois les informations de leur fiche de paie. Ce chiffre atteint même 90 % chez les plus de 50 ans.

Au niveau de la CSP, ce sont les ouvriers les plus assidus à cette pratique avec 92 %, contre 76 % chez les cadres.

 

Quelles sont les erreurs les plus fréquemment rencontrées par les clients ?

 

Les calculs des bulletins de salaires sont souvent complexes et les erreurs courantes. Voici une liste non-exhaustive des principales causes d’erreurs :

  • La mise à jour des différents taux de cotisations sociales
  • La diversité des durées de contrats (Temps plein / partiel / mi-temps / 80% /CDI / CDD Remplacement-usage)
  • Les congés payés
  • Le calcul du solde de tout compte
  • Les absences pour maladies ou arrêts de travail
  • Les indemnités de licenciement

[1] Enquête IFOP pour Securex, « Les salariés et leurs fiches de paie », octobre 2015.

 

  • Le 13ème mois
  • Le calcul des heures de présence, d’absence et heures supplémentaires et complémentaires

 

Autre souci qui impacte les fiches de paie, il s’agit du retard. La sous-traitance des paies peut entraîner des retards dans la distribution des bulletins.

Quelles sont les conséquences pour l’entreprise ?

 

Depuis le 1er janvier 2018, l’employeur doit fournir chaque mois un bulletin de paie simplifié, c’est-à-dire plus compréhensible et plus lisible, afin de le rendre plus accessible à l’ensemble des salariés. Vous pouvez être sanctionné par une amende si ce dernier n’est pas correcte mais les risques peuvent aller bien au-delà. Les erreurs sur les fiches de paie ne sont donc pas à prendre à la légère !

  • Les conséquences sur vos équipes de comptabilité

Les demandes de vérification de bulletin de la part d’un collaborateur font perdre beaucoup de temps sur votre service comptabilité et impact leur productivité. En effet, il est difficile pour eux de refaire ou de justifier les calculs. Cela demande du temps et ils mettront plusieurs jours avant d’y arriver, souvent avec l’aide du service d’assistance du logiciel de paie tant les calculs sont complexes. Ce manque d’autonomie de la part des équipes ne fait que rallonger les délais de leur réponse et génère du stress.

  • Les conséquences au niveau juridique
    • En cas d’erreurs, votre employé peut saisir les prud’hommes et vous pouvez être condamné à les rembourser avec des pénalités de retard.
    • Vous pouvez également faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF avec une procédure de redressement à la clé si des négligences sont constatées.

 

Quelle solution choisir pour obtenir une paie juste ?

Aujourd’hui, votre objectif est d’aider votre SIRH à :

  • Gagner du temps
  • Limiter les erreurs
  • Avoir une paie plus juste
  • Etre autonome dans la durée
  • Travailler avec un logiciel facile à utiliser et une saisie plus intuitive
  • Opter pour une solution qui accompagne la croissance de l’entreprise

La paye est notamment fortement impactée par les conventions collectives applicables dans l’entreprise. C’est pour cette raison que nous vous recommandons aujourd’hui de vous tourner vers des logiciels qui garantissent une paie légale et conventionnelle grâce à une mise à jour et une veille des conventions collectives.

  • Silaexpert, des bulletins de paie plus simples, plus rapides et plus justes

La solution Silaexpert traite plus de 600 conventions collectives. Votre équipe n’aura plus besoin de faire des mises à jour pour être en conformité avec la réglementation.

 

Silaé comporte également de nombreuses fonctionnalités innovantes qui vont vous permettre de gagner du temps :

 

  • La fiabilité et sécurité dans l’établissement des paies et des différentes déclarations
  • Une saisie des éléments variables possible en masse pour un gain de temps
  • Un calcul automatique des IJSS, gestion de la subrogation
  • Un calcul automatique des heures d’absences et supplémentaires
  • Un déclaratif simplifié et automatisé par l’utilisation des comptes EDI = transmission des télé-déclarations et télé-règlements directement aux différents organismes
  • Des alertes et traçabilité des taches effectuées par les différents utilisateurs
  • La gestion totale de la confidentialité
  • Un accès aux module RH (bilan social, bilan individuel, visites médicales, pénibilité….)
  • Un accès à tous les états comptable et RH issus de la paie (Edition, export…)

 

Lorsque vous avez validé le bulletin, celui-ci est archivé dans le logiciel avec les détails de tous les calculs. Vous êtes en mesure de répondre immédiatement aux questions de vos collaborateurs sur leurs bulletins de paie. C’est très rassurant pour le salarié et l’entreprise !

 

Silaé est une solution hébergée en mode SaaS qui présente de nombreux avantages : aucun investissement, pas d’installation de logiciel de paie sur votre poste ou serveur, pas de licence, pas de limite d’accès de connexion.

 

Pour en savoir plus sur Silaé et demander une démonstration, veuillez visiter notre site . Nous sommes le premier expert en solutions de gestion à proposer et former sur Silaé à la Réunion et Mayotte.