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Fastidieuse et chronophage, la comptabilité est perçue comme un véritable casse-tête par de nombreuses entreprises. Pourtant, il est possible de simplifier considérablement cette tâche en utilisant un logiciel comptable.
Qu'est-ce qu'un logiciel comptable ?
Un logiciel de comptabilité est un outil permettant d’assurer la tenue de la comptabilité.
Parmi ses différentes fonctionnalités, on retrouve notamment l'enregistrement comptable des transactions de l'entreprise, qu'elles soient liées à ses clients, à ses fournisseurs, à ses salariés ou à d'autres parties prenantes comme les banques. Ainsi, lorsque la société crédite ou débite un compte (par exemple, une immobilisation incorporelle ou une dotation aux amortissements), l'enregistrement s'effectue directement à l'aide du logiciel.
Au-delà des écritures comptables, cet outil permet d'effectuer un certain nombre de tâches : gestion des documents comptables, déclaration de TVA, gestion du personnel, création de rapports et de statistiques… C'est donc un véritable atout pour le pilotage quotidien de l'organisation.
L'entreprise a la possibilité d'acheter un logiciel de comptabilité auprès d'un éditeur, mais les solutions en ligne de type SaaS sont de plus en plus répandues. Le paiement est alors mensualisé à la manière d'une location : par exemple, 500 euros étalés sur 12 mois.
Avantages d’un logiciel comptable : les 7 bonnes raisons !
1. Un outil simple d'utilisation
Les logiciels de comptabilité modernes sont conçus pour être pris en main facilement par tous les utilisateurs, qu'ils soient des professionnels de la comptabilité ou non.
Concrètement, une connexion internet et un ordinateur suffisent pour consulter vos comptes débiteurs, créanciers et clients, votre compte de résultat, votre bilan, mais aussi l'ensemble de vos documents comptables.
Certains outils sont même 100% mobiles, ce qui signifie qu'ils sont accessibles depuis un smartphone ou une tablette tactile. Ainsi, vous pouvez accéder à tout moment à vos données financières, que ce soit au bureau, à la maison ou pendant un déplacement.
2. Un véritable gain de temps pour l'entreprise
Avec un logiciel comptable, votre entreprise est libérée d'un certain nombre de tâches chronophages et répétitives, qui présentent peu de valeur ajoutée. En automatisant une partie de votre comptabilité, cet outil vous permet donc de gagner un temps précieux au quotidien.
L'intégration et la saisie des données, par exemple, sont beaucoup plus fluides, grâce à certaines fonctionnalités comme la reconnaissance automatique des factures ou la récupération des relevés bancaires. Ainsi, les documents sont pré-remplis et nécessitent donc peu (voire pas du tout) d'interventions humaines.
3. Une diminution du risque d'erreur
En comptabilité, la plupart des erreurs sont d'origine humaine. Heureusement, l'automatisation des tâches permet de réduire considérablement le risque.
Situé au cœur du système d'information de la société, le logiciel comptable permet de centraliser des données fiables et régulièrement mises à jour. Les doublons et les erreurs de saisie sont donc beaucoup plus rares.
Quant aux écritures comptables, elles sont enregistrées dans des journaux spécialement paramétrés. Le logiciel est en mesure de vérifier que l'équilibre de chaque écriture est bien respecté : pour ce faire, il compare le total des crédits et le total des débits (qui sont calculés automatiquement). En cas d'anomalie, l'utilisateur est immédiatement averti.
Par ailleurs, tous les éléments enregistrés sont reportés automatiquement dans les livres comptables obligatoires que sont le livre-journal et le grand-livre, évitant tout risque d'oubli.
4. Un outil flexible et personnalisable
Un autre point fort du logiciel de comptabilité est sa capacité à s'adapter aux besoins propres de l'entreprise. Bien entendu, une TPE n'a pas les mêmes attentes qu'une multinationale en matière de comptabilité. Heureusement, les solutions disponibles sur le marché proposent généralement différents modules, contenant des fonctionnalités spécifiques.
Chaque organisation peut donc choisir une solution « à la carte » en fonction de ses besoins. Au-delà de la tenue de la comptabilité, ce type de logiciel peut souvent être complété par des modules de gestion de la facturation, de CRM, de gestion de la paie ou encore de gestion des approvisionnements.
5. Une solution fiable et sécurisée
En choisissant un logiciel de comptabilité reconnu, vous avez la garantie de placer vos données comptables dans un véritable coffre-fort, protégé par les technologies de chiffrement les plus avancées.
Une solution en ligne, hébergée sur le cloud, présente également un avantage indéniable. En cas de sinistre (panne, dégât des eaux, incendie, etc.) endommageant votre infrastructure locale, vos informations comptables peuvent être récupérées très simplement. Un excellent moyen pour vous prémunir contre le risque de perte de données.
6. Des échanges plus fluides avec l'expert-comptable
Le logiciel comptable permet de faciliter et de fluidifier la communication entre l'entreprise et son expert-comptable. En effet, la relation entre les deux parties est partiellement automatisée : le professionnel du chiffre peut ainsi conseiller son client avec une grande réactivité, sans avoir besoin de se déplacer systématiquement.
En outre, avec un outil en ligne, l'expert-comptable peut accéder aux données de son client en quelques clics seulement : il lui suffit de se connecter à la plateforme. Avec un logiciel de comptabilité classique, l'entreprise peut également exporter ses informations pour les envoyer à son cabinet comptable.
7. Une meilleure vision de l'avenir
Nous l'avons vu, un logiciel de comptabilité est aussi un véritable outil de gestion de l'entreprise. Il permet notamment de créer des rapports, des statistiques et des tableaux de bord très utiles pour piloter votre activité.
Grâce à ces analyses, vous pouvez mieux anticiper certains éléments comme les mouvements de fonds ou les créances. De quoi vous projeter plus sereinement dans l'avenir.
Moins de temps perdu, moins d'erreurs, plus de sécurité… Le logiciel comptable est un véritable atout pour la productivité de l'entreprise, mais c'est aussi une aide précieuse pour son pilotage quotidien et la mise en place de ses projets futurs.
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