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La réglementation a évolué ces dernières années dans le sens d’une lutte plus efficace contre la fraude et vers la dématérialisation des process. La réglementation impose-t-elle pour autant la mise en place d’un logiciel de facturation ? Un tel investissement est-il conseillé ?
Utiliser un logiciel de facturation : ce que dit la loi
La loi anti-fraude : des obligations pour les opérations de caisse
Dans son objectif de lutter contre la fraude à la TVA, l’administration fiscale a instauré des obligations pour la comptabilisation des règlements des clients. Cette disposition, prévue par la loi de finances pour 2016 (article 88), est entrée en vigueur au 1er janvier 2018.
Transposée dans l’article 286-I-3° bis du code général des impôts (CGI), l’obligation de logiciel de facturation s’impose à toute personne assujettie à la TVA qui est donc tenue d’utiliser un logiciel ou un « système de caisse » qui présente des garanties d’inaliénabilité, de sécurisation et d’archivage des données. Ces dispositions sont établies en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Le respect des conditions précitées peut être justifié par une attestation individuelle de l’éditeur ou par un certificat délivré par un organisme accrédité.
La loi s’impose aux personnes assujetties à la TVA, tous secteurs d’activité confondus, dès lors que l’entreprise réalise des livraisons de biens ou des prestations de service à des particuliers.
Dans ce cas de figure, si l’entreprise possède un logiciel de caisse, elle a l’obligation d’utiliser un produit conforme à la loi anti-fraude. Le manquement à cette obligation expose l’entreprise à une amende d’un montant de 7 500 €.
Par ailleurs, toutes les entreprises et opérations ne sont pas concernées par cette obligation :
- Les contribuables dont les opérations sont réalisées en intégralité avec des professionnels et que ces dernières font l’objet d’une facturation ;
- Les assujettis qui bénéficient de la franchise en base de TVA (article 293 B du CGI) comme les micro-entreprises ;
- Les assujettis concernés par le régime du remboursement forfaitaire agricole ;
- Les personnes qui réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA.
L’obligation de la facturation électronique : vers la généralisation
L’activité de facturation connaît par ailleurs des évolutions notables depuis quelques années. Ainsi, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui travaillent avec des entités soumises au Code des marchés publics sont tenues de délivrer des factures électroniques. Cette obligation sera étendue à toutes les entreprises assujetties à la TVA en fonction de leur taille entre 2024 et 2026 (article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022).
Toutefois, la loi n’impose pas les outils permettant de produire les factures électroniques dès lors que ces dernières respectent les obligations légales.
En particulier, le système doit garantir l’authenticité de la facture et l’intégrité de son contenu. Il existe à ce titre plusieurs solutions de dématérialisation des factures : la signature électronique, l’échange de données informatisées (EDI), les solutions permettant de procéder à un audit fiable…
Pourquoi l’utilisation d’un logiciel de facturation est-elle recommandée ?
Les entreprises sont libres d’utiliser un logiciel ou d’autres moyens pour réaliser leur facturation. Toutefois, si elles optent pour un logiciel, ce dernier devra être homologué.
Un outil facilitant la gestion des entreprises
Gratuits ou payants, les logiciels de comptabilité, dont les logiciels de facturation permettent un traitement automatique des factures. L’outil s’adresse à toutes les entreprises, quel que soit le secteur d’activité. Les fonctionnalités proposées permettent un traitement rapide des factures. L’archivage peut être réalisé en interne ou sur le serveur de l’éditeur dans la solution SaaS (Software as a Service). Cette dernière option offre une garantie de sécurité. De plus, l’éditeur en assure la maintenance et les mises à jour.
En outre, ces outils offrent la possibilité d’accomplir certaines tâches liées à la facturation :
- Génération et envoi de devis personnalisés ;
- Création de factures incorporant un numéro unique, les montants HT et TTC, le taux de TVA et toutes les mentions obligatoires requises par la réglementation ;
- Suivi du chiffre d’affaires ;
- Le cas échéant, relance des clients en retard de paiement ;
- Personnalisation des documents comptables à l’image de l’entreprise.
De telles fonctionnalités font gagner du temps aux entreprises en comparaison des solutions bureautiques, souvent utilisées par les auto-entrepreneurs notamment.
Opter pour un logiciel de facturation certifié
Un tel système permet en premier lieu de sécuriser les données et d’en garantir l’inaltérabilité. En effet, les factures électroniques doivent être exemptes de toutes modifications ultérieures (montant de la facture, mouvement de caisse, taux de TVA, etc.).
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Bon à savoir : Cette garantie est apportée grâce à une empreinte numérique qui assure la traçabilité des factures. En cas de demande de l’administration fiscale, il sera possible de lui communiquer toutes les informations nécessaires. |
La conservation des données est un autre avantage : les entreprises sont en effet tenues de conserver leurs pièces comptables jusqu’à 10 ans selon le type document. Lorsque cela est assuré par le logiciel, cela permet un gain de place certain tout en garantissant l’accès aux factures sur plusieurs années.
Ainsi, la loi française n’impose pas d’utiliser un logiciel de facturation aux entreprises. Si toutefois elles y ont recours, il est obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation homologué. Par ailleurs, il est fortement conseillé de mettre en place un logiciel de facturation pour des raisons opérationnelles et fiscales.
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