Dématérialisation de vos factures : ce que dit la loi

La dématérialisation des factures fait partie des chantiers de la transition numérique engagés par le gouvernement depuis plusieurs années. Il s’agit d’une procédure déjà en vigueur dans plusieurs pays européens dont l’Italie. Une facture électronique est émise, transmise et reçue dans un format dématérialisé. Afin de porter un terme aux échanges sous format papier, les entreprises auront entre 2024 et 2026 pour mettre en place le nouveau mode opératoire. Que dit exactement la loi ? Quelles seront les conditions de mise en œuvre par les entreprises ?

Vers la généralisation de la facturation dématérialisée

Le calendrier

La dématérialisation des factures n’est pas une nouvelle chose pour les entreprises qui travaillent déjà avec les entités du secteur public. En effet, depuis le 1^er janvier 2020, les entreprises établies en France et assujetties à la TVA ont l’obligation de leur adresser des factures électroniques ou « e-invoicing ». Cette disposition était prévue par la directive 2014/55/EU. Entre 2017 et 2020, 140 M de factures ont ainsi été échangées en France.

L’ordonnance du 15 septembre 2021 donne un cadre juridique à la généralisation du dispositif à l’ensemble du secteur privé. Le déploiement sera progressif en fonction de la taille des entreprises pour permettre à chacune de s’adapter aux nouveaux modes opératoires :

• À partir du 1^er juillet 2024, l’obligation sera généralisée pour la réception des factures électroniques;
• À partir du 1^er juillet 2024, l’obligation de l’émission des factures électroniques concernera les grandes entreprises ;
• À partir du 1^er janvier 2025, seront concernées les entreprises de taille intermédiaire ;
•  À partir du 1^er janvier 2026, ce sera au tour des microentreprises, TPE et PME de passer à la facturation électronique.
  
  

L’ordonnance du 15 septembre 2021 prévoit également que les entreprises auront le choix entre deux solutions :

• Soit le recours au portail public de facturation, Chorus Pro, qui gère déjà de manière gratuite les échanges dématérialisés avec les entités du secteur public ;
• Soit le recours à une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration.

Les plateformes partenaires auront l’obligation de se faire immatriculer auprès de l’État pour une durée de 3 ans renouvelable.

Les plateformes de facturation électronique auront plusieurs missions :

• L’émission, la transmission et la réception de la facture électronique du fournisseur. La plateforme devra aussi être en mesure de convertir la facture émise dans un format qui conviendra au client.
• L’extraction et la transmission de données issues de la facture à l’administration fiscale : identification du fournisseur et du client, données relatives à la TVA ; Ce sont les prémices de la déclaration préremplie.
• La transmission de données à l’administration en cas d’absence de facture électronique.
• La transmission des informations de paiement.

Les avantages attendus

Le dispositif a fait l’objet d’une concertation entre l’État et les entreprises. Il en est ressorti un discours « gagnant-gagnant » concernant le passage à la facturation électronique. En effet, la réforme a plusieurs objectifs :

• Améliorer la compétitivité des entreprises grâce à une simplification administrative et à des gains de productivité. En effet, le coût de traitement d’une facture électronique par les services comptables ne dépasse pas celui d’un timbre-poste contre plus de 10 € pour une facture papier. La dématérialisation des factures représente aussi un gain de temps.
• Réduire les délais de paiement.
• Offrir à terme aux entreprises une simplification des obligations déclaratives par un préremplissage des déclarations de TVA.
•  Lutter contre la fraude à la TVA de manière plus efficace.
• Améliorer l’e-reporting relatif à l’activité des entreprises. Les opérations qui devront donner lieu à la transmission de données (e-reporting) concernent les entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis et avec des entreprises non installées sur le territoire français. Les informations devront être transmises par l’entreprise qui réalise l’opération, par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration ou via le portail Chorus Pro.

Le saviez-vous ? Le dispositif s’appliquera également aux départements d’outre-mer pour les opérations assujetties à la TVA. Lorsque les opérations ne sont pas assujetties à la TVA (notamment à Mayotte et en Guyane), elles entrent malgré tout dans le dispositif d’e-reporting.

Ce que la dématérialisation des factures change pour les entreprises

Les différents formats

Trois types de formats électroniques concernant les solutions de dématérialisation existent actuellement :

•  Le format dit « structuré » (EDIFACT, UBL, CII…) qui est destiné à n’être lu que par les ordinateurs. Ce format fera figure de référence.
• Les factures dont le format est « non structuré ». Leur présentation est celle des factures papier. Il s’agit des formats PDF, voire image (JPEG) ou HTML. Ces factures pourront être déposées sur des portails.
• Les formats « mixtes » ou « hybrides » associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran (standard Factur — X par exemple). Ce format est particulièrement adapté aux TPE-PME.

Pour des raisons d’efficacité et de sécurité, la Banque de France préconise néanmoins les factures structurées et hybrides au détriment du format non structuré.

Par ailleurs, pour être conformes à la réglementation, les entreprises devront :

• Être en mesure d’assurer le traitement de factures fournisseurs dans les formats requis et les transmettre de façon automatique vers la plateforme choisie ;
• Être en mesure de recevoir et de comptabiliser dans leur système d’information ces factures.

Il est aussi exigé que soient garanties l’intégrité du contenu et l’authenticité de l’origine de la facture électronique. Un des moyens de garantie suivant devra être mis en place :

•  La signature électronique (selon la directive 1999/93/CE du 13 décembre 1999). Cette dernière s’appuie sur un dispositif sécurisé permettant de créer la signature.
•  L’existence d’une piste d’audit fiable contrôlée entre la facture, les biens livrés ou les prestations de service qui s’y rapportent.

 La mise en œuvre de la facture électronique

La mise en place des factures électroniques structurées ou hybrides nécessite une phase d’ajustement entre les parties. En effet, les clients et les fournisseurs ont souvent leurs propres spécificités. Pour cette raison, l’Union européenne a produit la norme EN16931. Cette dernière permet aux entreprises qui la mettent en œuvre de diminuer significativement le coût du projet de dématérialisation et de réduire le temps de traitement des données de factures. Il s’agit également de mutualiser les investissements informatiques.

Il existe aussi des cas où l’entreprise réceptrice de factures papier les numérise pour les traiter de façon dématérialisée. Il ne s’agit pas de factures électroniques mais de factures dématérialisées. Actuellement, la réglementation prévoit néanmoins depuis 2017 que les pièces numérisées offrent une preuve de la transaction commerciale et seront admises comme telle en cas de contrôle de l’administration fiscale. Il n’en reste pas moins que ce mode de transmission n’est pas privilégié dans la réforme.

S’agissant de la structure des factures électroniques, elles devront comprendre les mentions juridiques actuellement en vigueur (désignation de l’émetteur et du destinataire, produits et services rendus, etc.).

La conservation des factures électroniques fait aussi partie de la problématique. La réglementation rend obligatoire l’archivage des factures au format numérique au moins pendant 6 ans. Cela concerne également les factures éditées à l’origine sous format papier.

Ainsi, la dématérialisation des factures est un véritable levier de modernisation pour les entreprises et l’État. Le calendrier de mise en œuvre s’étend de 2024 à 2026 en fonction de la taille des entreprises. Par ailleurs, il s’agit d’un véritable projet informatique dans la mesure où plusieurs formats et protocoles sont prévus. Cela plaide pour l’engagement d’une réflexion dès maintenant pour être au rendez-vous de la dématérialisation.

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