.png)
La digitalisation des entreprises est engagée depuis plusieurs années et entrera dans une nouvelle phase avec la facturation électronique. La facture numérique est déjà utilisée depuis le 1er janvier 2020 pour les entreprises établies en France assujetties à la TVA et travaillant avec le secteur public.
Le calendrier va s’accélérer ces prochaines années en vue de la généralisation de la facture électronique entre 2024 et 2026. Mais faut-il attendre ces échéances pour passer à la facture numérique ?
Une phase nécessaire de préparation à la facturation numérique
D’après l’ordonnance du 15 septembre 2021, une facture électronique (ou « e-invoicing ») est une facture dématérialisée depuis l’émission par le fournisseur jusqu’à la réception par le client. Elle fixe le cadre juridique à l’obligation de facturation électronique.
La loi de finances 2020 et la loi de finances rectificative pour 2022 (article 26) précisent le calendrier et ses modalités de mise en œuvre. Le déploiement dépendra de la taille des entreprises :
- À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques ;
- À compter du 1er juillet 2024, les grandes entreprises devront procéder à l’émission de factures électronique ;
- À compter du 1er janvier 2025, ce sera le tour des entreprises de taille intermédiaire ;
- À compter du 1er janvier 2026 seront concernées les microentreprises, TPE et PME.
Quelles solutions faut-il utiliser ?
Les entreprises pourront opter pour deux solutions :
- Le recours au portail public de facturation Chorus Pro, déjà utilisé gratuitement pour les échanges avec les structures du secteur public ;
- Le recours à une plateforme immatriculée auprès de l’État.
Les solutions prévues ne comportent pas la possibilité d’adresser des factures directement par messagerie comme cela se pratique parfois aujourd’hui. De même, une facture papier scannée est une facture dématérialisée, non une facture électronique.
La mise en œuvre de la facturation électronique doit garantir l’intégrité des données et l’authenticité de leur origine. Cette obligation existe déjà pour toutes les factures (article 289 du code général des impôts). Un des moyens suivants devra être mis en place :
- La signature électronique ;
- L’existence d’une piste d’audit fiable (PAF) contrôlée entre la facture, les prestations de service ou les biens livrés.
Les plateformes seront également en mesure d’extraire et de transmettre les données de factures concernant les entreprises assujetties à la TVA, ce qui annonce la déclaration de TVA préremplie.
Quels sont les formats possibles ?
Il existe actuellement trois types de formats pour les factures électroniques :
- Le format « structuré » conforme aux exigences de l’échange de données informatisé (EDI) ;
- Le format « non structuré » concernant des factures en format PDF, JPEG ou HTML ;
- Les formats « mixtes » ou « hybrides » alliant des données structurées et un PDF lisible à l’écran, par exemple le format Factur-X.
Le format non structuré n’est pas le format privilégié dans le cadre de la réforme. En particulier, il ne permet pas une extraction fiable et rapide des données destinées à préremplir la déclaration de TVA.
Comment bien s’y préparer ?
La mise en œuvre de la facturation électronique nécessite une phase de préparation tant en interne qu’en externe :
- Une phase de mise en place des aspects techniques est à prévoir au sein des entreprises.
- La réforme devra être accompagnée d’une phase de conduite du changement auprès des agents opérationnels.
- La coordination entre entreprises fournisseurs et clientes devra être réalisée pour avoir l’assurance que les systèmes d’information seront en mesure d’émettre des factures électroniques, de les transmettre et d’être reçues sans difficulté.
|
À retenir : pour les entreprises, l’engagement d’une réflexion en amont s’avère donc nécessaire dès aujourd’hui. |
La réduction des dépenses par l’amélioration des process
Le traitement des factures papier mobilise de nombreuses ressources en temps agent et en argent. Elles nécessitent une intervention du fournisseur et du client ce qui génère un coût transactionnel. De plus, elles ne sont pas exemptes d’erreurs matérielles.
Grâce à la mise en place de la facturation numérique, les coûts sont significativement réduits avec une meilleure efficacité tant pour la comptabilité fournisseur que pour la comptabilité client. Ces gains de temps et d’argent s’expliquent par l’évolution des process.
Si les fournisseurs et les clients gèrent l’ensemble du processus en mode papier, ils n’auront par ailleurs pas de visibilité précise sur les dates de réception des factures, le statut de validation et les dates de paiement. Grâce à la facturation numérique, les informations sont accessibles facilement en quelques clics.
Une automatisation des process pour une meilleure efficacité
Les erreurs de transfert entre applications sont significativement réduites, ce qui diminue le coût de traitement. De plus, le fournisseur peut classer les factures automatiquement en fonction des destinataires. Il s'ensuit une recherche et un suivi des factures facilitées, par l’envoi, par exemple, de rappels automatiques. Le temps dégagé permet à l’entreprise de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le service client.
De plus, l’enregistrement des paiements est automatique en associant le logiciel de facturation avec le logiciel comptable et bancaire.
L’amélioration de la gestion du « cash flow » (flux de trésorerie)
Avec la remise instantanée des factures numériques, les délais de transfert sont supprimés. C’est un avantage de taille par rapport aux échanges postaux. Cela peut améliorer les délais de paiement pour le fournisseur.
Pour le client, le temps consacré à la réception et la saisie des factures en mode papier dans son système d’information génèrent un manque de visibilité sur les paiements à réaliser. Cette situation ne permet pas de faire des prévisions de sortie de trésorerie de façon efficace. Le système dématérialisé favorise donc une visibilité totale.
Par ailleurs, les données fiables issues des contrats d’achats et des factures sont utiles au client pour concevoir des programmes d’optimisation des dépenses.
Un dispositif sécurisé
La solution numérique permet en général de certifier la date d’arrivée des documents par un dispositif d’horodatage. Cela évite par la suite d’éventuels conflits entre les parties. Les factures sont par ailleurs archivées dans un coffre-fort numérique et restent consultables en cas de besoin.
Du point de l’administration fiscale, la mise en œuvre de la facture électronique simplifiera à terme les obligations déclaratives en matière de TVA par un préremplissage des déclarations. C’est une nouvelle offre de services qui bénéficiera en particulier aux petites entreprises. Cela permettra en outre une meilleure détection de la fraude.
Les bénéfices sur le plan environnemental
La facture électronique permet la réalisation d’économies de papier, d’impression, de transport, d’énergie, de gestion des déchets et de stockage.
L’ensemble du processus permet une réduction d’émission de dioxyde de carbone. Cela autorise de nombreuses entreprises à compter la dématérialisation dans le cadre de projets de développement durable. Cette préoccupation peut faire partie de la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE). Il s’agit d’un élément mobilisateur au sein de l’entreprise et améliore l’image de la société en externe.
Ainsi, la mise en place de la facturation numérique est une stratégie gagnant-gagnant qui bénéficie tant à l’État qu’aux entreprises, qu’elles soient fournisseurs ou clientes. Plus efficace, plus rapide, sécurisée, plus « verte », la facturation électronique présente de nombreux avantages. Pour cette raison, il peut être conseillé aux entreprises de s’engager dans cette voie sans attendre les délais fixés par la réglementation.
Pour ne rien manquer de l'actu du management et de la gestion d'entreprise, abonnez-vous dès maintenant au blog d'Exalto.
