Comment éviter les erreurs sur un bulletin de paie ?

Les erreurs dans l’établissement de la paie ne sont pas rares. La paie est pourtant un domaine sensible qui peut nuire fortement à votre société. Ces risques sont d’ordre financier, juridique, social et peuvent à terme porter atteinte à l’image de votre entreprise. Quelles sont les erreurs sur les bulletins de paie les plus fréquemment rencontrées ? Que risque l’entreprise ? Quelles solutions s’offrent à elle pour pallier ces anomalies ?

Les erreurs les plus fréquentes, leurs causes et leurs conséquences

Les erreurs les plus fréquentes

La complexité du domaine de la paye est un facteur important de risques. Parmi les cas d’erreurs rencontrés, retenons les suivants :

• Mauvaise prise en compte d’heures travaillées ;

• Erreurs dans la majoration des heures supplémentaires ;

• Taux de cotisations erroné, ce qui impacte le montant du salaire net ;

• Primes mal calculées  ;

• Mauvaise application de la convention collective ;

• Mauvaise gestion des congés payés ;

• Anomalies liées au prélèvement à la source ;

• Déclaration sociale nominative (DSN) erronée ;

• Erreurs relatives à l’ancienneté du salarié.

Les causes d’erreurs

La mauvaise maîtrise du domaine par le ou les gestionnaire(s) de paie peut être une cause d’erreurs. Il en est de même concernant la qualité du contrôle interne. Il convient aussi de citer le paramétrage erroné du logiciel de paie de l’entreprise.
En effet, s'il n’est pas corrigé rapidement, tout le processus de paie sera impacté dans la durée.

Les conséquences pour l’entreprise

L’erreur peut avoir été réalisée au profit du salarié. L’entreprise est en droit de demander le remboursement du trop-perçu. Elle pourra pratiquer une retenue sur salaire les mois suivants si le salarié fait toujours partie du personnel. Cela reste toujours une situation délicate à gérer par l’employeur et peut nuire à la relation employé/employeur.

Bon à savoir : Le délai de prescription est de 3 ans. Autrement dit, les sommes perçues à tort ne peuvent être réclamées que sur les 3 années précédant le départ du salarié de l’entreprise.Si l’erreur est au profit de l’entreprise, le salarié dispose là aussi d’un délai de 3 ans pour réclamer son dû.

Par ailleurs, un contrôle de l’URSSAF peut aboutir à un redressement en cas d’anomalies constatées. S’agissant de DSN non conformes, l’entreprise peut être amenée à payer des pénalités.

De plus, des erreurs fréquentes sur les bulletins de paie peuvent porter atteinte à la marque employeur de l’entreprise. Cela peut être facteur de tensions en son sein, mais aussi en externe quant à sa réputation. Sans compter qu’organiser la régularisation de cotisations auprès des organismes sociaux est souvent chronophage.

Les meilleures solutions pour se prémunir des erreurs sur bulletin de paie

Renforcer le contrôle interne et faire réaliser un audit de conformité

Les mesures de contrôle interne porteront sur les tâches ayant le plus fort impact sur la qualité de la paie. Il s’agit en particulier du paramétrage du logiciel de paie. Cette opération majeure pourrait faire l’objet d’un double contrôle en début d’année et à l’arrivée de nouveaux salariés.

Le contrôle peut aussi être exercé sur les éléments importants qui évoluent significativement d’un mois sur l’autre. Il peut s’agir par exemple des heures supplémentaires et des frais de déplacement. Cette double vérification peut être exercée par un collègue ou un supérieur hiérarchique.

Par ailleurs, un défaut de compétences du gestionnaire de paie a pu être détecté. Dans ce cas de figure, l’organisation d’une formation en interne ou en externe est vivement conseillée.
Un audit de conformité peut aussi être commandité par l’entreprise pour s’assurer de la robustesse de son processus de paie. L’audit aura pour objet de détecter les divergences entre la pratique et la réglementation.

En outre, un contrôle de l’URSSAF peut avoir lieu une fois tous les trois ans. Pour cette raison, un audit régulier est un gage de sécurité pour l’entreprise.

Revoir le système d’information de la paie

Il existe sur le marché des solutions efficaces pour limiter le risque d’erreurs sur une fiche de paie. Cela consiste à limiter le plus possible les risques d’origine humaine. Il peut s’agir de logiciels de paie installés sur les serveurs de l’entreprise ou sur le Cloud. Cette dernière option est une solution de type SaaS (software as a Service).

L’un de ses points forts est que le fournisseur s’occupe notamment de toutes les mises à jour et de la sécurité informatique.

En tout état de cause, un logiciel de paie performant devrait être en mesure de :

• assurer une veille mensuelle sur toutes les évolutions légales et conventionnelles ;

• collecter les données nécessaires à l’établissement de la paie de façon rapide et sûre ;

• faciliter les contrôles des éléments variables de paie avant calcul des bulletins ;

• privilégier l’envoi des bulletins par mail ou mieux, à travers un coffre-fort numérique garant de la confidentialité.

À cet égard, la solution Silae répond à vos exigences de performance et de fiabilité. Proposé en mode SaaS, ce logiciel vous permet d’accéder à vos informations à tout moment et en tous lieux à l’aide d’une simple connexion internet.

Avec Silae, vous disposez d’une solution de paie/RH, mise à jour en permanence afin de garantir une paie dans le respect du légal et du conventionnel. Plus besoin de veille fastidieuse à organiser pour garantir une paie de qualité, tout en améliorant la digitalisation des processus RH dans votre entreprise.

Vous n’êtes pas seul ! Expert en logiciels de gestion, EXALTO vous accompagne à travers une formation logicielle personnalisée, dans nos locaux ou à distance et vous assiste dans vos questions comptables. Ainsi, les erreurs sur bulletins de paie ne sont pas une fatalité. Avec de la méthode et un outil performant, la gestion de la paie est à la portée de toutes les entreprises.

Pour éviter les erreurs sur vos bulletins de salaire, optez pour un logiciel de paie ! Découvrez nos 10 conseils pour bien choisir votre logiciel de paie dans notre article dédié sur le sujet ou en téléchargeant notre guide gratuitement.