Les 10 critères incontournables pour choisir un logiciel de paie

1. Le respect des obligations légales et réglementaires

Le droit social évolue en permanence, avec un impact conséquent sur l’établissement des bulletins de salaire et des déclarations sociales. Des évolutions légales majeures (comme la revalorisation du SMIC ou la mise en place d’une prime) aux modifications mineures de votre convention collective, chaque changement dans la législation doit être pris en compte.

Pour éviter tout risque d’erreur, un bon logiciel de paie se distingue donc par sa capacité à rester parfaitement à jour, voire même à anticiper les évolutions réglementaires à venir. Ainsi, vous avez la garantie que vos fiches de paie et vos déclarations sont entièrement conformes, sans avoir à effectuer une veille juridique constante.

2. L’automatisation des tâches

Autre caractéristique indispensable d’un logiciel de gestion de la paie performant : l’automatisation des tâches les plus chronophages et rébarbatives.

À commencer par la mise à disposition des bulletins de paie dématérialisés à partir des données renseignées dans l’outil. De manière générale, il vous suffit d’indiquer votre convention collective pour que le logiciel tienne compte des règles spécifiques à votre secteur d’activité.

En outre, vous avez la possibilité d’ajouter un certain nombre de variables de paie comme les primes, les congés ou encore les heures supplémentaires. Le logiciel se charge alors de générer des fiches de paie conformes et sans erreurs. L’envoi des bulletins aux collaborateurs peut aussi être automatisé et programmé à une date précise.

Toutefois, il ne s’agit pas de la seule tâche chronophage qui peut être simplifiée et accélérée grâce à un outil de traitement de la paie. Ce dernier permet aussi d’automatiser la création et l’envoi de vos déclarations, à l’instar de la déclaration sociale nominative (DSN).

De plus, aucun travail administratif préalable n’est nécessaire pour procéder au paiement des cotisations. Il s’agit donc d’un gain de temps et de productivité précieux pour votre entreprise.

3. Les fonctionnalités de gestion des ressources humaines

Idéalement, un bon logiciel de paie doit aussi inclure des fonctionnalités de gestion des ressources humaines.

Par exemple, un module de gestion des congés payés permet d’intégrer automatiquement les congés et les absences dans les bulletins de salaire. Il en va de même pour les heures supplémentaires, qui peuvent être ajoutées facilement dans les fiches de paie grâce à une fonction de gestion du temps de travail.

Autre exemple : il peut être intéressant de choisir un logiciel permettant un suivi des entretiens annuels et de la médecine du travail.

En définitive, un logiciel combinant des fonctionnalités de paie et de RH constitue un avantage non négligeable.

4. L’export de données

Des salaires aux charges salariales et patronales, en passant par le temps de travail, les congés payés ou les effectifs, un logiciel de gestion de la paie contient de nombreuses données importantes pour votre entreprise.

C’est pourquoi il est essentiel de pouvoir y accéder à tout moment et de les exporter en quelques clics. Ainsi, vous pouvez réaliser des analyses détaillées, mais aussi des prévisions fiables pour les périodes à venir.

Par ailleurs, une fonctionnalité d’export des données est très utile pour définir des indicateurs clés à suivre dans le cadre de votre activité : absentéisme, suivi des contingents d’heure supplémentaires.

5. La sécurité et la confidentialité des données

Nous l’avons vu, un logiciel de paie en ligne abrite une multitude de données précieuses pour votre organisation : d’où la nécessité de garantir leur sécurité.

Dans le cas d’une solution cloud, les informations sont hébergées sur un serveur distant. Or, la fiabilité et la localisation de ce dernier sont cruciales pour la confidentialité de vos données.

De plus, l’éditeur doit vous apporter certaines garanties, en garantissant, par exemple, des sauvegarde régulières. Ainsi, en cas de besoin, ces dernières peuvent être restaurées simplement et rapidement.

6. Le mode de facturation du logiciel

Aujourd’hui, on distingue deux grandes catégories de logiciels de paie :

1. Les solutions « on-premise », installées directement sur les postes de travail de votre entreprise. Elles nécessitent une infrastructure conséquente et sont souvent facturées sous forme de licences, avec un nombre d’utilisateurs limité.
2. Les solutions SaaS, accessibles en ligne à partir d’un simple navigateur web. Ici, aucune installation n’est nécessaire au niveau du parc informatique de votre société : vos collaborateurs peuvent accéder au logiciel depuis n’importe quel endroit et avec n’importe quel appareil. Quant à la facturation, elle prend la forme d’un abonnement mensuel (ou annuel) dans la majorité des cas.

Le choix de l’une ou l’autre de ces solutions dépend de nombreux critères. Toutefois, un logiciel de paie en ligne de type SaaS présente de nombreux avantages :

• Il est accessible facilement à l’aide d’une simple connexion internet, que vous soyez au bureau, en télétravail ou en déplacement.
• Il ne nécessite aucune installation, ce qui se traduit par un déploiement rapide et des coûts moins élevés.
• L'hébergement sur le cloud est soumis à une législation très forte en matière de protection des données, offrant donc un haut niveau de sécurité.
• Les mises à jour sont effectuées automatiquement : un point essentiel pour rester en totale conformité avec les dernières évolutions réglementaires.
• La maintenance est entièrement gérée par l’éditeur ou par le prestataire.

7. L'évolutivité du logiciel

Votre entreprise est en constante évolution et de nouveaux besoins sont susceptibles d’apparaître au fil du temps.

Par conséquent, il est important de pouvoir compter sur un logiciel de paie évolutif, offrant la possibilité d’ajouter de nouveaux modules et fonctionnalités au fur et à mesure. Par exemple, une augmentation de vos effectifs peut engendrer de nouvelles obligations réglementaires et des nouveaux besoins en indicateurs RH.

La croissance de votre entreprise entraîne également une hausse du volume de données à traiter par le logiciel. Ainsi, ce dernier doit posséder une capacité suffisante pour supporter l'afflux de nouveaux salariés.

8. La simplicité d’utilisation

L’interface d’un logiciel de paie est un critère de choix important. En effet, elle doit être assez intuitive pour permettre une prise en main rapide de l’outil, y compris par des utilisateurs novices.

Si vous constatez qu’un logiciel est trop complexe ou qu’il manque d’ergonomie, passez votre chemin. En effet, pour éviter un déploiement chaotique ou un effort de formation trop important, l’outil doit immédiatement emporter l’adhésion des collaborateurs.

Par ailleurs, certains logiciels de traitement de la paie permettent aux employés d’accéder à un espace personnel, sur lequel ils peuvent effectuer plusieurs tâches : ajout de notes de frais, demande de congés, prise de rendez-vous avec un manager, etc.

Cette fonctionnalité est intéressante puisqu’elle permet aux collaborateurs de réaliser leurs démarches de manière rapide et fluide, sans avoir à passer par un intermédiaire.

9. L’accompagnement de l’intégrateur

Le déploiement et l’utilisation quotidienne d’un logiciel peuvent engendrer un certain nombre de problèmes. C’est encore plus vrai dans le domaine de la paie, où les évolutions réglementaires sont fréquentes et parfois difficiles à appréhender.

D’où l’importance de pouvoir compter sur un expert, capable d’intervenir rapidement et de répondre à toutes vos questions. Un support client réactif et disponible à tout moment constitue donc un véritable plus. Toutefois, cet accompagnement peut aller encore plus loin, avec un consultant entièrement dédié à votre entreprise lors de la phase de montage de votre dossier de paie (migration des données et paramétrage).

Certains éditeurs proposent même à leurs clients d’effectuer le paramétrage du logiciel de paie, mais aussi d’assurer la migration depuis leur précédent outil.

10. Le prix du logiciel

Un outil de traitement de la paie est un investissement pour votre entreprise. Et comme pour tout investissement, le prix est un critère à ne pas négliger.

Toutefois, le coût d’un logiciel varie fortement en fonction de :

• Ses fonctionnalités : un outil comportant des modules RH est généralement plus cher qu’un simple logiciel de paie.
• Son mode de facturation : l’achat de licences est généralement plus onéreux que l’abonnement à une solution SaaS.
• La taille de votre entreprise : plus vous possédez de salariés, plus le tarif est susceptible d’augmenter.

Dans tous les cas, un logiciel est globalement moins cher que les autres solutions d’externalisation de la paie, qui consistent à sous-traiter cette mission à un expert-comptable ou à un gestionnaire de paie.

Silae : le logiciel de gestion de la paie le plus complet du marché

Créé en 2010, Silae s’est rapidement imposé comme l’un des leaders du marché des logiciels de paie, totalisant plus de 800 000 entreprises clientes et 4 500 partenaires. Chaque mois, 6 millions de bulletins de salaire sont créés entièrement à distance grâce à cette solution SaaS hébergée sur le cloud.

Un succès qui s’explique par un large éventail de fonctionnalités, couvrant tous les besoins des entreprises (petites, moyennes et grosses) en matière de paie et de ressources humaines sans condition de taille.

1. Une solution accessible et évolutive

Depuis toujours, Silae affiche sa volonté de proposer une solution accessible à tous et d’offrir un maximum de liberté à ses utilisateurs. Entièrement hébergé sur le cloud, Silae Paie peut être utilisé facilement à l’aide d’une simple connexion internet, sans aucune installation préalable.

En outre, le mode SaaS garantit des mises à jour hebdomadaires qui sont immédiatement appliquées à l’outil. Ainsi, vous avez l’assurance d’être toujours à jour des règles légales et conventionnelles.

2. Une gestion de la paie entièrement automatisée

Silae Paie vous permet de dématérialiser vos fiches de paie, de les générer et de les distribuer automatiquement, dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) grâce à la mise à disposition d’un coffre-fort numérique pour les salariés.

En plus des calculs inhérents à la paie, le logiciel est capable d’automatiser différentes tâches pour vous faire gagner du temps, comme le calcul de l’IJSS ou les déclarations d’accident du travail.

Sans oublier la mise à jour automatique des paramétrages légaux, comme les taux et les codes DUCS, mais aussi les paramétrages des conventions collectives : primes, classifications, cotisations, maintiens de salaires, etc.

3. Une paie 100 % conforme et fiable

Le décryptage du droit social et des conventions est un véritable casse-tête pour les entreprises. Heureusement, Silae intègre plus de 800 conventions collectives pour vous simplifier la vie au quotidien.

L’outil inclut également toutes les règles liées aux salaires minimums, aux primes, aux organismes ou encore aux taux de cotisation : retraite, URSSAF, mutuelle, prévoyance, taxe sur salaire…

Par ailleurs, les équipes de Silae assurent une veille juridique permanente, permettant au logiciel d’anticiper les évolutions réglementaires à venir, grâce à des mises à jour régulières. Par conséquent, votre traitement de la paie est toujours conforme à la législation.

4. Des fonctionnalités RH avancées

Silae Paie possède un autre atout de taille : la possibilité de l’interfacer avec l’outil Silae RH. Vous disposez alors d’un portail RH avec un espace en lignes salarié : demande de congés et absences, agenda d’équipe, notes de frais et acomptes, bulletins de paie et documents RH, gestion du télétravail, mutuelle et prévoyance…

Et pour les salariés manager : gestion des congés et absences, suivi du temps de travail, accès aux contrats et ajout d’éléments variables.

Au-delà de la gestion des ressources humaines, cette solution est un véritable outil collaboratif, puisqu'elle permet aux salariés de saisir facilement les données et de les visualiser depuis un espace dédié.

5. La visualisation et l'analyse des données

La saisie de données par salarié est une tâche particulièrement fastidieuse. Heureusement, Silae Paie permet de saisir les informations en masse et par type d’élément, ce qui représente un gain de temps conséquent.

En outre, l’interface intuitive du logiciel permet aux utilisateurs de visualiser en un clin d’œil les données présentées, grâce notamment à la gestion visuelle des absences et des plannings. Notons également la présence d’un code couleur par activité et d’un tableau de synthèse des éléments variables de paie.

Par ailleurs, le journal de paie, l’état des paiements et les autres documents récapitulatifs permettent un meilleur suivi des différentes opérations.

Enfin, la solution intègre des fonctionnalités d’analyse et de reporting vous permettant de faire le point sur l’état de santé financier de votre entreprise, mais aussi sur la situation des ressources humaines : suivi des mouvements de personnel, etc.

L’accompagnement d’un intégrateur pour déployer votre logiciel de paie

Un intégrateur est un prestataire chargé de la mise en œuvre et du paramétrage d’un logiciel, qu’il s’agisse d’un nouvel outil ou d’une migration depuis une autre solution.

Véritable partenaire, l’intégrateur a donc pour mission de conseiller votre entreprise pour faire les meilleurs choix de développement et de paramétrage. Il vous accompagne également, sur le long terme, pour optimiser votre logiciel en fonction de vos besoins et de vos objectifs, qu’ils soient actuels ou futurs.

Les points forts d’un intégrateur

Parmi les points forts d’un intégrateur de logiciel de paie, la relation avec l’éditeur est sans doute le plus important.

En tant qu’interlocuteur privilégié du concepteur de l’outil, il connaît parfaitement le logiciel dans ses moindres menus et effectue son déploiement dans les meilleures conditions. Il peut également renseigner et conseiller votre entreprise pour choisir les fonctionnalités les plus adaptées à ses besoins, qu’ils soient actuels et futurs.

Par ailleurs, une agence intégratrice se distingue par son expertise technique, qui lui permet de proposer à ses clients une assistance complète, que ce soit lors du déploiement ou de l’utilisation quotidienne du logiciel.

Enfin, l’intégrateur se distingue par sa capacité à gérer tout type de projet indépendamment de la taille de votre société, avec un accompagnement personnalisé de bout en bout.

Un accompagnement complet

Avec un intégrateur à vos côtés, vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure incluant :

• Un audit de démarrage avant le déploiement de la solution
• La récupération et la migration des données depuis votre ancien logiciel
• Le paramétrage de l’outil
• Une formation complète pour apprendre aux utilisateurs à prendre en main le logiciel de paie
• Un support disponible du lundi au vendredi pour répondre à vos questions et résoudre d’éventuels problèmes techniques
• Des conseils personnalisés en fonction de vos besoins et de votre secteur d’activité

Exalto : votre intégrateur Silae à La Réunion

Présent sur l'Île de La Réunion, Exalto est expert en solutions de gestion. Depuis 2006, nous mettons notre expertise au service des PME et des associations avec un seul objectif : leur donner les moyens d’améliorer leur performance au quotidien.

En tant que partenaire intégrateur de Silae, Exalto vous accompagne de A à Z pour le déploiement de votre logiciel de paie, la formation de vos collaborateurs, mais aussi le suivi et l’assistance en cas de problème.