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Le tableau de bord est un outil de mesure de la performance de l’entreprise à l’aide d’indicateurs clés (KPIs). À ce titre, il constitue un outil de management et de pilotage essentiel. Synthétique, il vous permettra de mieux gérer votre société en favorisant le suivi de votre activité et la prise de décision. Pour éviter de mauvaises surprises, il est important de suivre vos indicateurs très régulièrement. Découvrons les 3 raisons de créer un tableau de bord performant.
Suivre les indicateurs clés de l’entreprise
La première phase de la construction d’un tableau de bord de pilotage pertinent est de choisir les indicateurs à utiliser en rapport avec votre activité. Tel le tableau de bord d’un véhicule, on choisira un nombre limité d’indicateurs de performance dans 4 principales catégories selon votre activité :
- Les indicateurs économiques qui concernent les résultats et les coûts ;
- Les indicateurs physiques dont l’objet est de mesurer le traitement des commandes, la qualité des produits, la logistique, etc.
- Les indicateurs relatifs aux salariés qui mesurent leur performance ;
- Les indicateurs de suivi de projet pour mieux appréhender son avancée.
Il vous revient de choisir les KPIs adéquats. Toutefois, les prévisions financières définies avant la création de la firme ou au cours de sa vie restent un incontournable.
De plus, le tableau de bord est un outil de management et de reporting qui peut prendre plusieurs formes : tableau, ratios, graphiques…
Le tableau de bord, un outil de mobilisation des collaborateurs
L’erreur dans l’élaboration d’un tableau de bord serait de ne pas associer les personnes de terrain dans sa construction. Une co-construction avec les collaborateurs (commerciaux, techniciens, service après-vente, etc.) est particulièrement conseillée pour :
- Éviter de choisir des indicateurs qui ne correspondent pas à la réalité ;
- Favoriser l’acceptation de l’outil ;
- Motiver les équipes sur les résultats à atteindre. Le tableau de bord fait partie des outils qui donnent du sens au travail des salariés. Par ailleurs, la diffusion des résultats obtenus est également un excellent outil de communication interne. Il pourra également intéresser l’expert-comptable et les actionnaires.
Il est par exemple possible d’impliquer les équipes dès la création du tableau de bord à travers des sous-groupes de travail. Il convient toutefois de veiller à ce que la lecture du tableau final reste lisible pour favoriser la prise de décision. Il devra aussi être établi en fonction de la nature de l’activité (les tableaux de bord diffèrent d’une entité à une autre).
Bon à savoir : Il sera par exemple possible d’utiliser la méthode SMART pour définir les indicateurs. Ces derniers devront être :
Spécifiques pour être compris de tous et éviter ainsi des interprétations différentes ;
Mesurables comme le nombre de demandes de devis, le taux de transformation des rendez-vous commerciaux, le montant des carnets de commandes, etc.
Atteignables pour avoir un réel effet sur votre performance ;
Réalistes : il s’agit de motiver les équipes, non de les décourager ;
Temporels pour être mesuré dans le temps de manière périodique.
Le tableau de bord permet d’analyser les écarts et de mettre en place des actions correctrices rapidement
Mesurer les écarts entre le réalisé et le prévisionnel
Le tableau de bord fait partie de la Business Intelligence, c’est-à-dire les outils et les technologies permettant, à partir de connaissances exploitables, de soutenir une meilleure prise de décision. C’est à ce titre un véritable outil de gestion.
Les écarts entre les prévisions et les résultats obtenus doivent trouver une explication :
- Les objectifs fixés sont-ils trop élevés au regard de l’environnement de la société ?
- Les résultats s’expliquent-ils par des problèmes internes ? Le tableau de bord RH peut délivrer des renseignements utiles.
- La conjoncture n’est-elle pas favorable ?
- Des tarifs plus élevés d’un prestataire, un manque d’effort commercial, l’apparition d’un nouveau concurrent, etc.
Le tableau de bord de gestion vous permet de connaître les résultats obtenus poste par poste. Il facilite la prise de décision quant aux actions les plus adaptées à conduire : meilleure gestion des stocks, lancement d’une action de communication, changement du mode de transport, etc.
Obtenir les informations en temps utile pour mettre en œuvre les actions correctives
Il est également nécessaire de réduire le temps de la prise de décision. Cela signifie que le tableau de bord présente les caractéristiques suivantes :
- Un accès facile aux données au meilleur moment.
- Un croisement de manière automatisé des informations issues de plusieurs systèmes informatiques ; le tableau de bord est un document de synthèse, l’équipe dirigeante ou le contrôleur de gestion ne doit pas être contraint par la recherche des chiffres à partir de plusieurs sources.
- Un suivi accessible en temps réel ou, du moins, de façon rapide. Pour des données de gestion financière par exemple, une remontée des informations tous les 8-10 jours maximum suivant la fin du mois considéré est un objectif réaliste.
La fraîcheur des données est aussi essentielle pour vérifier la pertinence des actions engagées et procéder, le cas échéant, à la mise en place de nouvelles mesures correctrices.
Par ailleurs, la mesure des résultats est un facteur clé de succès qui permet d’assurer une meilleure veille sur le marché. En effet, il ne s’agit pas seulement de mesurer les résultats avec ses propres objectifs, mais aussi avec les concurrents.
Ainsi, l’élaboration d’un tableau de bord permet un pilotage de votre activité pour prendre des décisions avant qu’il ne soit trop tard. C’est aussi un véritable outil de management en mobilisant les collaborateurs autour de sa confection et de son suivi.
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