Chaque entreprise qui ne souhaite pas tenir sa comptabilité à la main ou sur tableur a tout intérêt à opter pour un logiciel qui répond à ses besoins. C’est notamment le cas des très petites entreprises (moins de 10 salariés). Selon le statut de l’entreprise et son secteur d’activité notamment, il existe des fonctionnalités comptables spécifiques. Zoom sur les fonctionnalités des logiciels de comptabilité pour TPE les plus utiles.
Quels sont les avantages attendus d’un logiciel de comptabilité pour une TPE ?
Les avantages d’une comptabilité informatisée
Les avantages d'une comptabilité informatisée sont au nombre de 4 :
- L’efficacité et le gain de temps : les logiciels comptables permettent en général l’automatisation de la saisie comptable, la collecte des pièces justificatives, la gestion de la TVA et des factures.
- Une meilleure collaboration : cette dernière est permise par la centralisation des données. Cela facilite la répartition des tâches et facilite la collaboration au sein de l’entreprise.
- La limitation des risques d’erreurs : doublons, mauvaises saisies, pertes de données sont des risques auxquels sont exposées les équipes comptables. Avec un logiciel qui automatise une grande partie des opérations, l’entreprise voit s’éloigner les risques et s’assure d’être en conformité avec la réglementation.
- Un meilleur pilotage de l’activité : les outils comptables de suivi comme les tableaux de bord, les relances automatiques sont un gage de pilotage efficace au jour le jour.
Les critères du statut juridique de l’entreprise et de son secteur d’activité
Le statut juridique entraîne des obligations comptables différentes : professions libérales, SASU/SAS, EURL/SARL doivent avoir chacune des fonctionnalités adaptées à leurs obligations.
Le secteur d’activité est également un facteur important. Entrent en ligne de compte : la tenue d’une comptabilité plus ou moins complexe, les ressources dont vous disposez pour tenir votre comptabilité (ressources internes, expert-comptable), le tarif de votre logiciel. Ainsi, pour un logiciel destiné aux TPE, le temps de formation et la facilité de prise en main du logiciel sont des critères à retenir.
Les besoins découlant de la nature de l’activité de l’entreprise
Des besoins spécifiques existent toutefois en lien avec la nature de l’activité de l’entreprise. Quatre grands facteurs déterminent le choix des fonctionnalités :
- Pour un prestataire de service, le logiciel doit être en mesure d’établir des devis.
- Pour les entreprises d’achat-vente, d’autres fonctionnalités seront nécessaires pour gérer les stocks et des prix et des marges, la production des bons de commande et des bons de livraison.
- En cas d’activité dans le e-commerce, le logiciel comptable doit être connecté à votre boutique en ligne. Dans ce cas de figure, la facturation et la gestion des stocks seront assurées par le système du e-commerce, non par le logiciel de comptabilité.
- Les entreprises du bâtiment rechercheront un logiciel à même, par exemple, de liquider les devis, permettre le suivi des chantiers, enregistrer les produits facturés aux clients.
Les besoins découlant de l’organisation de la comptabilité
Les besoins spécifiques sont notamment les suivants :
- Les entreprises qui tiennent une comptabilité de trésorerie auront besoin d’un logiciel qui permet l’intégration directe des opérations bancaires en comptabilité. La remarque vaut également pour les entreprises qui tiennent une comptabilité d’engagement dans le but de gagner du temps.
- Si la comptabilité est déléguée à un expert-comptable, une application de facturation sera suffisante.
- Si la tenue de la comptabilité n’est pas déléguée à un expert-comptable, votre logiciel devra être en mesure d’établir des documents comptables comme les déclarations fiscales, la production des comptes sociaux annuels et du fichier des écritures comptables (FEC).
Faire le choix d’un logiciel de comptabilité pour une TPE
À retenir : l’offre en matière de logiciels comptables est abondante. Il convient de bien connaître vos besoins avant de faire un choix.
1. Connaître les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin
La meilleure démarche est de lister toutes les fonctionnalités nécessaires. Cette liste vous sera ensuite d’une aide précieuse dans le choix de votre logiciel. À titre d’exemple, les fonctionnalités les plus courantes pour une TPE et une PME sont les suivantes :
- Élaboration et suivi des bons de commande, des devis et des factures clients ;
- Suivi des échéances fournisseurs ;
- Rapprochement des comptes bancaires avec la comptabilité ;
- Comptabilisation automatique des factures de vente, d’achat et des autres dépenses ;
- Production des livres de comptes ;
- Édition des comptes sociaux annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;
- Export des écritures comptables vers l’expert-comptable et les administrations (FEC) ;
- Enrichissement de la comptabilité analytique ;
- Édition de tableaux de bord ;
- Suivi du budget ;
- Traitement des écritures de TVA et envoi des déclarations à l’administration fiscale ;
- Si votre entreprise emploie des salariés, on pourra choisir un logiciel de comptabilité qui permette d’éditer les documents relatifs à la paie.
2. Sélectionner les logiciels de comptabilité pour un choix adapté
Face à l’offre abondante de logiciels sur Internet, il est nécessaire de catégoriser les logiciels selon les fonctionnalités qui vous seront utiles. Outre les fonctionnalités, il faudra prendre en compte :
- L’adaptation du logiciel au métier exercé ;
- La fiabilité du logiciel et de l’éditeur ;
- Le rapport coût/avantages du produit.
Sont aussi des éléments primordiaux à prendre en considération :
- Le choix d’un logiciel installé sur un ordinateur ou d’une application en ligne ;
- Le nombre des accès possibles et la gestion des droits en fonction du nombre d’utilisateurs ;
- La façon dont le logiciel est mis à jour (à assurer par l’entreprise ou l’éditeur) ;
- La qualité du service support ;
- La formation pour une meilleure prise en main du logiciel.
3. Exemple de logiciel dédié à la comptabilité des TPE
Parmi les meilleurs logiciels de comptabilité selon le palmarès 2022 du Monde du Chiffre (élu 2ème meilleur Logiciel Comptabilité et Fiscalité dans une enquête menée auprès de 40 000 professionnels, principalement des experts-comptables), il existe entre autres le logiciel Cegid Quadra Comptabilité. Ce logiciel présente notamment les fonctionnalités suivantes :
- La saisie simplifiée des écritures suivant différents modules (achats, ventes, trésorerie, paie…) ;
- Une gestion comptable digitalisée : il s’agit d’une solution en mode SaaS, accessible en tous lieux, et dont les mises à jour sont assurées par l’éditeur ;
- Aux fonctionnalités de base, s’ajoutent des modules complémentaires : comptabilité analytique, d'exploitation des données bancaires, suivi des échéances et relance des clients ;
- Suivi de la gestion budgétaire ;
- Échange des données comptables avec l’expert-comptable.
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Ainsi, il existe de nombreux logiciels comptables sur le marché proposant de multiples fonctionnalités aux TPE. En plus des fonctionnalités les plus courantes, le choix d’un logiciel comptable pour votre entreprise doit prendre en compte certaines données comme le statut juridique, le secteur d’activité et l’organisation de la comptabilité.
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