Les indicateurs à suivre absolument dans un tableau de bord

La mise en place d'un tableau de bord est un moyen efficace pour optimiser le pilotage d'une entreprise et l'aider à atteindre ses objectifs. Toutefois, son efficacité dépend en grande partie de la qualité des indicateurs sélectionnés.

Qu'est-ce qu'un indicateur de tableau de bord ?

Un tableau de bord est un outil d'aide à la prise de décision qui facilite le pilotage d'une entreprise. Concrètement, il permet de mesurer la performance de l'organisation et d'évaluer sa situation actuelle, mais aussi d’identifier des axes de progression pour atteindre les objectifs fixés.

Pour ce faire, il s'appuie sur des indicateurs de performance et de pilotage, aussi appelés KPI. De quoi s'agit-il ? D'une mesure ou d'un ensemble de mesures permettant d'évaluer un aspect essentiel de la performance globale de l'organisation, par exemple :

• L'activité commerciale : chiffres de vente, suivi des animations et des salons, prix de vente…
• La production : niveau des stocks, capacité de production, avancement des dossiers, présence des équipes, heures supplémentaires, productivité, qualité…
• Les ressources humaines : embauches, suivi juridique et social…
• L’administratif : trésorerie, prix de revient, suivi de l’encours client, arrêts maladie…

À quoi servent les indicateurs d'un tableau de bord ?

De manière générale, les indicateurs d'un tableau de bord ont deux grandes fonctions :

• Ils permettent de faire le point sur l'état d'avancement d'une stratégie ou d'un plan d'action, mettant ainsi en évidence son accomplissement, son échec ou encore sa réalisation partielle.
• Ils permettent de mesurer le niveau de performance atteint par l'organisation, en comparant les KPI avec les objectifs fixés.

Toutefois, le rôle précis des indicateurs de performance et de pilotage varie selon la nature du tableau de bord :

• Dans le cas d'un tableau de bord budgétaire, les KPI ont pour objectif de repérer les écarts entre les chiffres et les prévisions. Plus important encore, ils permettent de mieux comprendre les causes de ces éventuels écarts et de mettre en place des mesures correctives.
• Dans un tableau de bord opérationnel, l'intérêt des indicateurs est plutôt d'évaluer l'état d’avancement des projets de l'entreprise et d'évaluer le chemin parcouru (et le chemin restant) jusqu'à l'accomplissement des objectifs.
• Dans un tableau de bord stratégique, les KPI ont pour but de mesurer l'efficacité des stratégies mises en œuvre. Ils permettent d'analyser le fonctionnement de l'entreprise au-delà de l'aspect financier, ce qui en fait de puissants outils pour le contrôle de gestion.
  
  

Comment choisir les indicateurs d'un tableau de bord ?

La démarche de sélection des indicateurs de performance implique un véritable travail de réflexion et nécessite une concertation interne entre les différents services de l'entreprise. Elle peut se décomposer en cinq grandes étapes.

1. Identifier les indicateurs de performance

Afin d'identifier les indicateurs de tableau de bord nécessaires au bon suivi de l'activité, une phase de recherche préalable est incontournable.

Tout d'abord, l'entreprise doit faire le point sur les KPI déjà utilisés en interne et évaluer leur pertinence, mais aussi sur la base de données dont elle dispose : l'origine, la qualité, la nature ou encore la fréquence de saisie des données doivent notamment être étudiées.

Les sources d'information internes à l'entreprise (comme les retours des clients) peuvent également être exploitées pour identifier des axes d'amélioration ou des points à surveiller.

Par la suite, l'organisation doit étudier les caractéristiques de sa stratégie, de son plan d'action ou de son projet, afin de faire émerger les éléments essentiels qui nécessiteront un suivi régulier (et donc la mise en place d'indicateurs clés de performance). Les différentes étapes du projet et les objectifs fixés doivent également être pris en compte : à chaque phase, des KPI pertinents doivent permettre à l'entreprise de contrôler le bon déroulement du processus.

Une fois cette recherche effectuée, l'entreprise peut dresser la liste des Indicateurs de tableau de bord envisageables, tout en énumérant leurs caractéristiques respectives.

2. Évaluer les indicateurs de tableau de bord

À présent, l'entreprise peut procéder à une évaluation des indicateurs retenus, en se basant sur un certain nombre de critères :

• La pertinence de l'indicateur : en quoi fournit-il une information intéressante dans le cadre du projet ou de la stratégie de l'entreprise ?
• La complexité de l'indicateur : est-il facilement compréhensible par tous les collaborateurs, ou bien seulement par des profils spécifiques ?
• La complémentarité entre les indicateurs : offrent-ils une vision globale de la performance de l'entreprise ?
• La redondance des indicateurs : certains KPI sont-ils similaires ?

3. Trier les indicateurs de performance

Après la phase d'évaluation, il est important de trier les KPI pour n'en retenir qu'une poignée (entre 5 et 10 par processus, de manière générale). En effet, un surplus d'indicateurs risquerait de noyer les équipes en les submergeant d'informations. C'est pourquoi il est crucial de choisir les plus pertinents, c'est-à-dire ceux qui permettent de suivre les points les plus importants.

Cependant, ce tri peut être effectué sur le long terme en testant différents KPI, en observant les résultats qu'ils procurent et en évaluant leur niveau de complémentarité. Petit à petit, l'entreprise sera en mesure de sélectionner uniquement les plus efficaces.

4. Collecter des données

Les indicateurs de tableau de bord ne sont intéressants que s'ils sont régulièrement mis à jour. D'où l'importance de récolter des données en permanence pour venir enrichir ces KPI, qu'il s'agisse de données comptables, opérationnelles ou qualitatives.

De plus, il est important que toutes les données puissent être actualisées au même moment, d'où l'intérêt d'homogénéiser leur fréquence de saisie. Enfin, la conservation des données historiques liées à un indicateur peut s'avérer très utile pour réaliser des analyses sur le long terme.

5. Mettre en forme les indicateurs

Maintenant que l'entreprise possède des indicateurs pertinents, il ne lui reste plus qu'à les représenter de la meilleure façon possible. L'enjeu est de taille, puisqu'il s'agit de rendre les KPI compréhensibles par le plus grand nombre, mais aussi de proposer un tableau de bord intuitif et agréable à consulter.

Courbes, diagrammes, cartographies, nuages de points… De nombreuses représentations sont possibles pour un indicateur de performance. Il faut donc identifier la plus adaptée en fonction du KPI, de l'audience et des objectifs fixés, avant de mettre en place un tableau de bord.

Les indicateurs à suivre absolument dans un tableau de bord

Il existe une multitude d'indicateurs possibles : le choix des KPI à représenter dans un tableau de bord dépend donc de l'entreprise, de ses orientations stratégiques, de son secteur d'activité et bien d'autres facteurs.

Cependant, il est possible d'identifier un certain nombre d'indicateurs incontournables (ou presque) dans différents domaines comme les ventes, les ressources humaines, la finance ou encore la logistique.

Les indicateurs financiers

• Fonds de roulement,
• Besoins en fonds de roulement
• Trésorerie
• Rotation des stocks
• Seuil de rentabilité
• Marge brute
• Retour sur investissement (ROI)
• Capacité d’autofinancement

Les KPI commerciaux

• Chiffre d'affaires (par produit, par rayon, par zone géographique, par vendeur…)
• Nombre de produits vendus (par rayon, par zone géographique, par vendeur…)
• Nombre de prospects
• Taux de conversion

Les indicateurs liés aux ressources humaines

• Chiffre d'affaires par employé
• Masse salariale
• Nombre d'employés
• Nombre d’heures travaillées
• Nombre de recrutement (au cours des X derniers mois)
• Coût de la formation
• Ratio de salaire moyen
• Taux de turnover
• Temps de travail
• Taux absentéisme
• Nombre d'heures supplémentaires
• Accidents du travail

Les indicateurs de production

• Temps du cycle de production
• Temps moyen entre les pannes
• Taux de rendement
• Taux de retours

Les KPI liés à la logistique

• Taux de couverture
• Taux de rupture
• Taux de retour
• Taux de freinte
• Rotation des stocks
• Écarts d'inventaire

Outil de gestion incontournable pour les entreprises de toutes tailles, le tableau de bord est une aide précieuse pour mesurer votre performance, évaluer l'avancement de vos plans d'action vis-à-vis de vos objectifs, mais aussi pour anticiper d'éventuels problèmes avant qu'il ne soit trop tard. Toutefois, le choix de vos indicateurs de tableau de bord doit être effectué selon une méthodologie rigoureuse, pour ne conserver que les plus pertinents.

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