La mise en place d'un tableau de bord est un moyen efficace pour optimiser le pilotage d'une entreprise et l'aider à atteindre ses objectifs. Toutefois, son efficacité dépend en grande partie de la qualité des indicateurs sélectionnés.
Un tableau de bord est un outil d'aide à la prise de décision qui facilite le pilotage d'une entreprise. Concrètement, il permet de mesurer la performance de l'organisation et d'évaluer sa situation actuelle, mais aussi d’identifier des axes de progression pour atteindre les objectifs fixés.
Pour ce faire, il s'appuie sur des indicateurs de performance et de pilotage, aussi appelés KPI. De quoi s'agit-il ? D'une mesure ou d'un ensemble de mesures permettant d'évaluer un aspect essentiel de la performance globale de l'organisation, par exemple :
De manière générale, les indicateurs d'un tableau de bord ont deux grandes fonctions :
Toutefois, le rôle précis des indicateurs de performance et de pilotage varie selon la nature du tableau de bord :
La démarche de sélection des indicateurs de performance implique un véritable travail de réflexion et nécessite une concertation interne entre les différents services de l'entreprise. Elle peut se décomposer en cinq grandes étapes.
Afin d'identifier les indicateurs de tableau de bord nécessaires au bon suivi de l'activité, une phase de recherche préalable est incontournable.
Tout d'abord, l'entreprise doit faire le point sur les KPI déjà utilisés en interne et évaluer leur pertinence, mais aussi sur la base de données dont elle dispose : l'origine, la qualité, la nature ou encore la fréquence de saisie des données doivent notamment être étudiées.
Les sources d'information internes à l'entreprise (comme les retours des clients) peuvent également être exploitées pour identifier des axes d'amélioration ou des points à surveiller.
Par la suite, l'organisation doit étudier les caractéristiques de sa stratégie, de son plan d'action ou de son projet, afin de faire émerger les éléments essentiels qui nécessiteront un suivi régulier (et donc la mise en place d'indicateurs clés de performance). Les différentes étapes du projet et les objectifs fixés doivent également être pris en compte : à chaque phase, des KPI pertinents doivent permettre à l'entreprise de contrôler le bon déroulement du processus.
Une fois cette recherche effectuée, l'entreprise peut dresser la liste des Indicateurs de tableau de bord envisageables, tout en énumérant leurs caractéristiques respectives.
À présent, l'entreprise peut procéder à une évaluation des indicateurs retenus, en se basant sur un certain nombre de critères :
Après la phase d'évaluation, il est important de trier les KPI pour n'en retenir qu'une poignée (entre 5 et 10 par processus, de manière générale). En effet, un surplus d'indicateurs risquerait de noyer les équipes en les submergeant d'informations. C'est pourquoi il est crucial de choisir les plus pertinents, c'est-à-dire ceux qui permettent de suivre les points les plus importants.
Cependant, ce tri peut être effectué sur le long terme en testant différents KPI, en observant les résultats qu'ils procurent et en évaluant leur niveau de complémentarité. Petit à petit, l'entreprise sera en mesure de sélectionner uniquement les plus efficaces.
Les indicateurs de tableau de bord ne sont intéressants que s'ils sont régulièrement mis à jour. D'où l'importance de récolter des données en permanence pour venir enrichir ces KPI, qu'il s'agisse de données comptables, opérationnelles ou qualitatives.
De plus, il est important que toutes les données puissent être actualisées au même moment, d'où l'intérêt d'homogénéiser leur fréquence de saisie. Enfin, la conservation des données historiques liées à un indicateur peut s'avérer très utile pour réaliser des analyses sur le long terme.
Maintenant que l'entreprise possède des indicateurs pertinents, il ne lui reste plus qu'à les représenter de la meilleure façon possible. L'enjeu est de taille, puisqu'il s'agit de rendre les KPI compréhensibles par le plus grand nombre, mais aussi de proposer un tableau de bord intuitif et agréable à consulter.
Courbes, diagrammes, cartographies, nuages de points… De nombreuses représentations sont possibles pour un indicateur de performance. Il faut donc identifier la plus adaptée en fonction du KPI, de l'audience et des objectifs fixés, avant de mettre en place un tableau de bord.
Il existe une multitude d'indicateurs possibles : le choix des KPI à représenter dans un tableau de bord dépend donc de l'entreprise, de ses orientations stratégiques, de son secteur d'activité et bien d'autres facteurs.
Cependant, il est possible d'identifier un certain nombre d'indicateurs incontournables (ou presque) dans différents domaines comme les ventes, les ressources humaines, la finance ou encore la logistique.
Outil de gestion incontournable pour les entreprises de toutes tailles, le tableau de bord est une aide précieuse pour mesurer votre performance, évaluer l'avancement de vos plans d'action vis-à-vis de vos objectifs, mais aussi pour anticiper d'éventuels problèmes avant qu'il ne soit trop tard. Toutefois, le choix de vos indicateurs de tableau de bord doit être effectué selon une méthodologie rigoureuse, pour ne conserver que les plus pertinents.
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