La mise en place de la facturation électronique a donné lieu à une large concertation avec les parties prenantes dès février 2021. Cette concertation sera prolongée tout au long du projet dans le but d’accompagner les entreprises dans l’appropriation de la réforme.
Le passage à la facture électronique sera le corollaire d’une réforme fiscale en termes de déclaration de la TVA, dont le but est de lutter contre la fraude. Étalée entre 2024 et 2026, selon la taille des entreprises, la réforme doit donner lieu à une réflexion précoce des entreprises pour être au rendez-vous de la facturation électronique.
Quelles sont les réelles obligations des entreprises concernant la facturation électronique ?
Le cadre juridique fixant l’obligation de la facturation électronique (ou « e-invoicing ») a été défini par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoyant le cadre juridique de la généralisation de la facturation électronique dans les transactions en France entre les entreprises assujetties à la TVA en France (B2B). La transmission des données à l’administration fiscale devra être assurée concernant les transactions à l’international (B2B international) et avec des clients qui ne réalisent pas de déclaration de TVA (B2C). Ce dernier point est appelé « e-reporting ».
La généralisation de la facturation électronique est déjà mise en œuvre pour les entreprises fournisseurs d’entités publiques depuis 2020. Les factures transitent par le portail public de facturation gratuit Chorus Pro. Les lois de finances pour 2020 et la loi de finances rectificative pour 2022 ont précisé le calendrier de déploiement. Ce dernier sera progressif selon la taille des entreprises pour leur permettre de s’adapter à la réforme.
En outre, les textes prévoient que le non-respect de l’obligation d’e-invoicing pourra donner lieu à une amende de 15 € par facture dans une limite de 15 000 € par an. Les entreprises qui ne respecteront pas l’obligation d’e-reporting seront passibles d’une amende de 250 € par facture dans cette même limite de 15 000 € par an.
Tel que le prévoit l’ordonnance du 15 septembre 2021, les factures seront émises, transmises et reçues sous une forme électronique. Elle comporte un socle minimum de données de facture sous forme structurée. Cette définition établit une différence entre les factures papier ou sous format PDF simple et une facture électronique. Rappelons en outre qu’une facture papier scannée est une facture dématérialisée, mais non une facture électronique.
La facture électronique parviendra au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation : soit le portail public de facturation Chorus Pro, soit une autre plateforme de dématérialisation agréée par l’administration.
Autrement dit, les entreprises soumises à l’obligation de facturation électronique n’adresseront plus leurs factures directement à leurs clients (B2B) comme cela se pratique aujourd’hui.
Une facture électronique comporte aujourd’hui 3 formats :
Depuis 2017, il existe une norme établie par l’Union européenne s’appliquant aux données essentielles du format structuré. Il s’agit de la norme EN16931, que les entités publiques doivent accepter pour les factures électroniques « business-to-government » (B2G). Il s’agit de la norme qui servira de référence pour les factures B2B structurées et les données structurées de factures hybrides.
Les deux types de factures à privilégier sont les factures électroniques structurées et hybrides. Ces dernières impliquent en général une phase d’ajustement entre les contreparties avec la conduite de tests. En effet, chaque partie peut avoir ses spécificités. Toutefois, avec la norme EN16931 précitée, les entreprises utilisatrices réduiront leurs coûts de gestion en mutualisant leurs investissements informatiques.
Les factures hybrides sont régies notamment par le standard Facture-X qui présente l’avantage de conserver l’aspect visuel du PDF tout en permettant les traitements automatisés grâce à l’utilisation de la norme EN1631.
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À retenir : Facture-X, plus facile à mettre en œuvre, s’adresse particulièrement aux TPE-PME qui pourront remplacer avantageusement les factures aux formats PDF, papier ou JPEG. |
Les avantages attendus de la facturation électronique sont nombreux : simplifier les traitements, renforcer la compétitivité des entreprises, diminution des délais de paiement, gains de productivité, simplifier les obligations déclaratives avec la mise en œuvre de la déclaration de TVA préremplie, lutter contre la fraude fiscale, etc.
Il n’en demeure pas moins que le travail des agents opérationnels va évoluer et monter en gamme. Avec la fin des manipulations papier et l’automatisation de nombreuses tâches, les agents vont devoir s’habituer aux nouveaux modes opératoires de la gestion comptable et des obligations fiscales. L’automatisation en particulier va permettre aux agents aujourd’hui dévolus aux tâches manuelles de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, par exemple la relation client.
Cette transition nécessitera la formation et l’accompagnement du personnel, de la préparation de la facture électronique jusqu’à la mise en production de la solution.
Ainsi, les obligations que les entreprises devront respecter pour leurs factures électroniques sont de 3 ordres : respecter un calendrier contraint, se mettre à niveau des prérequis techniques et assurer en interne la conduite du changement pour les équipes opérationnelles. Ce sont les dimensions d’un véritable projet informatique.
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