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Véritable colonne vertébrale d’une entreprise, la comptabilité n’est pas qu’une obligation légale : c’est un outil au service de la performance de votre société. Mais, comment mettre en place une gestion comptable et financière efficace ?
Qu’est-ce que la gestion comptable et financière ?
La gestion comptable et financière d’une entreprise englobe une multitude de tâches :
- La tenue des livres comptables obligatoires, dans le respect du plan comptable général (livre journal, grand livre et livre d’inventaire).
- La production des comptes annuels.
- Le suivi de la trésorerie.
- Le pilotage budgétaire.
- Le suivi des immobilisations.
- Le contrôle des coûts et des charges.
- La réalisation des travaux d’inventaire.
- L’analyse financière.
Obligatoire pour toutes les entreprises, la gestion comptable permet à votre société d’être en règle, de justifier sa situation auprès de l’administration fiscale et de se défendre en cas de litige.
En outre, elle est indispensable pour informer, en toute transparence, sur la situation financière de l’entreprise. C’est donc un précieux outil d'aide à la décision, permettant de piloter en temps réel l'activité grâce à des tableaux de bord, mais aussi de mieux anticiper les risques financiers.
Comment maîtriser votre gestion comptable et financière ?
La gestion comptable est un ensemble de missions complexes qui peuvent s’avérer délicates… Voici quelques bonnes pratiques à retenir pour mieux maîtriser ce processus.
1. Faites le point sur vos obligations comptables
Au niveau comptable, il existe un certain nombre d’obligations communes à toutes les entreprises :
- La détention d’un compte bancaire professionnel.
- La création de factures.
- L’enregistrement chronologique des transactions.
- L’établissement des comptes annuels et leur dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce.
- La réalisation d’un inventaire annuel à la fin de l’exercice comptable.
- La conservation des documents comptables pendant la durée légale.
- En outre, des règles comptables particulières doivent être appliquées en fonction de la taille de votre structure.
Obligations comptables des petites entreprises
Les petites structures peuvent présenter leurs comptes annuels de manière simplifiée si elles bénéficient du régime réel simplifié d’imposition. Pour cela, elles doivent compter 10 salariés permanents en moyenne, réaliser un bilan de moins de 350 000 euros et un chiffre d’affaires inférieur à 700 000 euros.
Dans ce cas de figure, le bilan comptable simplifié doit contenir les informations suivantes :
- L’actif immobilisé.
- L’actif circulant.
- Les charges et produits constatés d’avance.
- Les capitaux propres.
- Les dettes.
- Les provisions.
Obligations comptables des grandes entreprises
Les grandes entreprises, qui possèdent au moins 300 salariés et qui réalisent un chiffre d’affaires d’au moins 18 millions d’euros, doivent présenter les éléments suivants :
- Le bilan annuel.
- Le compte de résultat prévisionnel.
- L’actif réalisable disponible.
- Le passif exigible.
- Un tableau de financement.
- Un plan de financement prévisionnel.
S’il s’agit d’un groupe de sociétés, l’entreprise doit aussi prévoir un rapport de gestion et des comptes consolidés.
| Bon à savoir : Votre entreprise est libre de tenir elle-même sa comptabilité. Toutefois, si vous choisissez d’externaliser cette tâche, vous devez obligatoirement faire appel à un expert-comptable inscrit au tableau de l’Ordre des experts-comptables. |
2. Adoptez une bonne organisation
La gestion comptable ne s’improvise pas ! En effet, une bonne organisation est indispensable pour suivre en temps réel votre santé financière et garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.
Entre les devis et les factures, votre comptabilité peut vite se retrouver alourdie par des pièces comptables mal classées. D’où l'importance de trier minutieusement vos pièces comptables, afin de les retrouver facilement.
Pour éviter tout oubli, les documents comptables obligatoires doivent être enregistrés au fur et à mesure, qu’il s’agisse de factures d’achat ou de vente, de notes de frais, de quittances, de reçus…
La numérotation des factures, en plus d’être une obligation légale, vous permet de retrouver rapidement vos documents et de gagner en efficacité. Le format de la numérotation peut être choisi librement, du moment qu’elle est chronologique et sans rupture.
Enfin, n’hésitez pas à effectuer un suivi régulier (par exemple, tous les mois) pour vous assurer que tout est à jour et que rien n’a été oublié.
3. Conservez soigneusement vos documents comptables
Facture, devis, bon de commande, preuve de paiement… La perte d’un document est un risque à ne pas prendre à la légère, car il peut compromettre sérieusement votre gestion comptable.
Pour l’éviter, une bonne pratique consiste à faire des duplicatas de tous vos documents, en version papier ou numérique. En cas de problème, vous aurez toujours accès aux doubles de vos documents : de quoi garder l’esprit tranquille au moment d’effectuer vos formalités comptables.
Par ailleurs, la numérisation est un excellent moyen de centraliser et d’archiver vos pièces comptables en toute simplicité. En stockant vos documents sur le cloud, dans un espace sécurisé, vous pouvez conserver vos factures pendant la durée légale de 10 ans prévue par le Code général des impôts.
En outre, vous vous prémunissez contre certains risques : sinistre entraînant la destruction des documents papier, défaillance d’un disque dur causant la disparition de vos données…
4. Anticipez les échéances comptables
Pour éviter de réaliser vos formalités comptables dans la précipitation, il est essentiel de bien anticiper les principales échéances :
- L’établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes).
- La remise de la liasse fiscale (déclaration de résultat et annexes).
- La déclaration de TVA (mensuelle, trimestrielle ou annuelle).
- La création des bulletins de salaire.
- Les déclarations de charges sociales.
- La déclaration sociale nominative (DSN).
- Les déclarations fiscales diverses.
5. Utilisez un logiciel comptable adapté
En comptabilité, la majorité des erreurs sont d'origine humaine. Pour réduire le risque et optimiser votre gestion comptable, l’utilisation d’un logiciel spécifique est fortement recommandée.
En effet, cet outil vous permet de centraliser facilement vos documents et de garantir leur conformité. Les factures, par exemple, sont parfaitement fiables, puisqu’elles ne peuvent plus être modifiées après leur création. De quoi appréhender sereinement un éventuel contrôle fiscal.
Autre avantage d’un logiciel de comptabilité : il vous fait gagner un temps précieux au quotidien grâce à ses fonctionnalités, comme l’automatisation des flux bancaires et des rappels de paiement.
Enfin, le logiciel comptable s’adapte aux besoins spécifiques de votre entreprise. En effet, un grand groupe n’a pas les mêmes attentes qu’une TPE pour la tenue de sa comptabilité. L’outil peut aussi être complété par des modules de facturation électronique, de gestion de la paie ou encore de gestion de la relation client.
Une mauvaise gestion comptable peut avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise… Heureusement, ces quelques astuces vous permettront de mettre toutes les chances de votre côté et de tirer le meilleur de votre comptabilité.
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